社員からパワハラの申告がありました。対応の仕方がわからないのですが…
対応法については事前に制度、方法を設計しておくことが大切です。
パワハラの申告があった場合、会社には、相談に応じ、事実確認を行い、再発防止策を講じる体制整備が求められます。もっとも、職場内の出来事は証拠が残りにくく、当事者の主張が食い違うことも多いため、調査の進め方が重要になります。
基本は、関係者の聴取と客観資料の確認です。メールやチャット、勤怠記録、業務指示の履歴、会議予定、録音、日報などを集め、いつ、どこで、誰が、何を、どの程度行ったのかを具体化します。聴取は、申告者、被申告者、同席者・周辺者の順で行い、メモを残します。調査中は、プライバシーへの配慮と、申告者への不利益取扱いの防止が欠かせません。
社内での調査が難しい場合、外部相談員や外部調査員を活用する方法もあります。第三者が関与すると、申告者が話しやすくなり、手続の公平性を示しやすい利点があります。一方で費用や情報管理の問題もあるため、どこまで外部に任せるかは事案により検討が必要です。
裁判例でも、会社が申告を放置したり、形式的に処理したりすると、安全配慮義務や職場環境配慮の観点から問題視されることがあります。初動として、調査計画、聴取メモ、証拠整理、暫定措置（席替え、指揮命令系統の変更等）を整えることが実務上の肝になります。
社員と連絡が取れなくなり欠勤が続いています。退職手続をどうしたら…
無断欠勤は、連絡確保と手続の踏み方が結論を左右します。
社員が突然来なくなり連絡もつかない場合、放置すると給与・社会保険・労務管理の面でリスクが拡大します。一方で、会社側が性急に退職扱いや解雇扱いにすると、後から争いになりやすい場面でもあります。まず就業規則と雇用契約書を確認し、欠勤・休職・懲戒・退職の定め、連絡義務、診断書の扱いなどを整理します。
実務では段階的に進めます。
電話・メール・チャット等で連絡し、
次に住所宛へ書面で出勤命令や事情確認を求めます。送付は普通郵便だけでなく、内容証明や配達記録が残る方法を検討します。
緊急連絡先がある場合は、本人の安否確認の範囲で連絡します。病気やメンタル不調の可能性もあるため、診断書提出の依頼や休職制度の案内も検討します。
それでも応答がなく無断欠勤が継続する場合、懲戒処分や解雇を検討します。
処分を実行するまでに、可能であれば登録住所を訪問し、生活している様子があるかどうか確認してくるのも有益な情報となる場合があります。
ポイントは、就業規則に根拠があるか、本人へ弁明の機会を与えたか、手続が適正かです。就業規則に一定期間の無断欠勤で自然退職といった定めがある場合でも、裁判では有効性が厳しく見られることがあるため、規定があれば常に自動退職が成立するとは限りません。最終出勤日の扱い、解雇予告の要否、未払賃金・貸与物の回収などを整理しながら進めます。